第二大腦與 AI：讓筆記整理接得上實際工作

「要找一樣自己已經知道的東西，要花太長時間。」

我是慢慢才學會這個代價的。工作愈來愈忙，tab 愈開愈多，需要清晰思考的時候，焦慮還是會來。後來我看着我爸，一個認真的工程師，牆上貼滿手寫便條，桌面堆滿 files。他說的那句話，讓我記到今天。

資訊累積下來，需要一個日後找得回、用得上的地方。我開始用 Notion 整理自己的知識。第二大腦的 CODE 方法，也提供了一個角度，幫助我們想清楚每一段資訊由收集到應用的過程。

最近，我嘗試把部分筆記整理交給 AI agent，又遇到一個新的觀察：很多筆記停在收件箱，是因為每次分類、加 tags、寫摘要，都要等我有時間處理。AI 可以協助其中一些步驟，我自己的位置也開始轉向覆核、判斷和運用。

第二大腦與 CODE 有甚麼關係

第二大腦是把有用資料保存在腦袋以外、方便日後取用的一套知識管理做法。Tiago Forte 提出的 CODE，將過程分成 Capture、Organize、Distill、Express 四步，讓收集下來的資訊有機會變成實際成果。Forte Labs 的原始介紹有完整說明。

放進 Notion 時，可以用這四條問題檢查系統：資料怎樣進來？日後在哪裏找？重點能否看清楚？最後用來做甚麼？

AI 可以參與其中的整理工作。哪些資料值得留下、哪個說法可信，以及何時拿去使用，仍需要自己作判斷。

Capture：怎樣留下值得再看的資訊

先建立一個容易使用的收件入口，讓想法、文章和學習筆記有地方放。收集時保留來源，再用一句話記下自己為甚麼想留下它，之後會比較容易理解當時的需要。

可以從一個 Notes database 開始，沿用自己順手的 button、template 或 web clipper。由手機記下的 idea，與電腦存下的文章，可以回到同一個待整理入口。

例如看到一篇與正在準備的工作坊有關的文章，除了連結，再記下「這個例子可能幫參加者理解甚麼」。這句是你的閱讀判斷，日後請 AI 整理時，也多了一個可參考的方向。

如果想減少儲存網頁時的重複操作，可以參考Flylighter 教學。先把入口用順，再慢慢調整其他步驟。

Organize：怎樣讓資料回到會用它的地方

按日後的用途整理，會比較容易在工作時找回資料。可以連到相關 project 或主題，再用 view 顯示當下需要的部分，避免為了不同分類複製同一篇筆記。

每個 property 都有維護成本。第一版可以只保留真正會用來搜尋、篩選或覆核的欄位，之後有需要再增加。

AI 可以先根據現有分類提出 tags，並解釋選擇原因。拿不準的筆記放回待確認清單，讓你決定；未經同意就大量新增分類，容易讓原有結構愈來愈難維護。

整理完成，也值得打開相關 project 看一次：這篇筆記在實際工作入口找得到嗎？如果仍然要記住很多層頁面才能找到，就可以再調整 relation 或 view。

Distill：怎樣提煉重點，同時保留原意

保留原文和來源，把摘要放在另一個清楚標示的區塊。日後遇到需要查證的細節，你可以回到原始內容，看摘要有沒有遺漏條件或改變意思。

漸進式摘要可以把重要內容逐步整理成日後容易取用的重點。加入 AI 後，可以讓它先整理一版，再由自己檢查關鍵句。

覆核時，可以先檢查以下問題：摘要中的結論是否來自原文？原作者附帶了甚麼限制？哪些是原文的說法，哪些是 AI 或自己的延伸想法？

例如一篇文章只談某一類團隊的經驗，摘要也需要保留那個範圍。用字流暢的概括，仍可能把一個有限的例子寫成普遍規則。

一份可用的摘要，可以分開「原文重點」、「與目前工作的關係」和「仍需查證」。這是可自行採用的示範結構，按自己的筆記習慣調整即可。

Express：怎樣讓筆記支持一項成果

挑一件正在做的工作，從知識庫找回可以支持它的資料。成果可以是一個決定、一段文章、一份提案，或一個說得更清楚的例子。

我通常以寫作和分享作為 express 的方式。要把想法說給別人理解，會推動我重新檢視：這句說話的意思清楚嗎？資料足夠嗎？哪些部分仍只是自己的推測？

AI 可以協助把幾篇筆記放在一起比較，整理出相同之處和不同觀點。選擇採用哪一部分，以及對讀者作甚麼承諾，仍要回到成果本身判斷。

完成之後，留下成果連結和實際用過的筆記，日後就能看見哪些知識真的幫過忙。收集、整理與產出之間，也有了一條可以回看的路。

怎樣安排一個可覆核的 AI 筆記流程

可以先從一小批非敏感筆記開始，讓 AI 提出摘要與分類建議，再由自己逐項確認。成功跑完一批後，才考慮定時處理。

以下是一個示範流程，狀態名稱可沿用你已有的設定：

1. 待整理：保留原文、來源，以及收集時寫下的用途。
2. 待覆核：AI 提出摘要、tags 和可能相關的 project，並標出不確定之處。
3. 已確認：你檢查重點和分類後，才把它放入常用的閱讀或工作 view。
4. 需要處理：來源讀不到、資料不足或結果有衝突的筆記，另外列出原因。

這幾個狀態讓你看得出一篇筆記處理到哪裏，也避免把「AI 已經寫好摘要」直接當成內容已經可靠。

交代工作時，可以先寫清楚：只處理指定 view 裏的筆記；保留原文；只用現有 tags 提出建議；不確定時停在待覆核；最後列出處理過和未能處理的項目。需要寫回 Notion 時，再確認目標位置和允許修改的欄位。

處理摘要也要有完成記錄。只看到一句「已完成」，很難知道到底改了哪些筆記。逐項連回原頁，才能抽查和修正。

可以用 ChatGPT 定時整理 Notion 嗎

我正在嘗試用 ChatGPT 的排程配合自己的 Notion 筆記工作流。對讀者來說，先確認帳戶可用的 app、排程和讀寫能力，再決定可以自動處理到哪一步。

截至 2026 年 10 月 24 日，OpenAI 的排程說明列明，支援的 app、動作和使用限制會受帳戶與 workspace 設定影響，需要批准的動作亦可能暫停等待確認。這些說明未能證明每個帳戶都可以按相同方法定時寫回 Notion。

可以先在一般對話完成一次手動測試：讀取指定筆記、產出摘要、由你核對，再測試已批准的寫入。每個步驟都確定可用後，才設定小範圍排程。

如果目前只能讀取，就先讓 AI 提供整理建議，由自己更新。這樣仍然可以減少部分整理時間，也較容易知道下一個限制在哪裏。

另外，私人日記、客戶資料和未公開文件，應先檢查是否適合交給外部服務。可用 app 和權限，請對照OpenAI 的 connected apps 說明，以及所連接工具的實際設定。

小練習：讓一篇筆記走完 CODE

今天先選一篇已經存下、與當前 project 有關的筆記。確認來源還在，寫一句它可能有甚麼用途，再請 AI 整理重點，逐句核對。

最後，把其中一個重點用在一項正在做的成果裏。這個小練習可以讓你看清楚，最卡住的是收集、整理、提煉，還是把知識用出去。

常見問題

我想把自己從每一個整理步驟中慢慢抽出來，留多一點時間閱讀、思考和運用。知識有地方保存，也需要有人決定它接下來可以幫甚麼忙。